L’une des questions qui m’est le plus souvent posée concerne l’organisation de la vie numérique.
Nous sommes submergés d’informations, qui peuvent donner l’impression de s’accumuler et de créer un désordre incroyable.
Entre les boîtes de réception et les applications de messagerie débordantes, les dizaines d’onglets de navigateur et de fichiers sur votre bureau, les tâches et les informations que vous souhaitez suivre… cela fait beaucoup !
Aujourd’hui, j’aimerais donc vous donner trois conseils simples pour organiser votre vie numérique.
Grâce à ces petites étapes, vous commencerez à sentir que les choses sont enfin un peu mieux rangées.
Conseil n° 1 : simplifiez
Il est difficile de s’organiser quand on a un million de choses à organiser. L’un de mes conseils préférés en matière d’organisation est « Simplifiez avant d’organiser ». Si vous voulez organiser votre maison, c’est beaucoup plus facile de le faire si vous avez donné la moitié des affaires qui s’y trouvent !
Pour votre vie numérique, ça peut aider de prendre quelques jours pour simplifier :
- Passez 30 minutes à parcourir votre boîte mail et archivez tout ce qui n’est pas important ou qui ne nécessite pas d’action. Marquez d’une étoile les éléments qui nécessitent une action. Répondez rapidement aux autres si vous pouvez le faire en moins d’une minute. Désabonnez-vous des e-mails marketing et des newsletters que vous ne lisez pas. Faites un peu de ménage !
- Prenez une heure pour ajouter à vos favoris et fermer les onglets que vous n’utilisez pas actuellement. Si vous gardez un onglet ouvert parce qu’il nécessite une action de votre part, ajoutez-le à vos favoris dans un dossier « Action » et ajoutez-le à votre liste de tâches.
- Prenez quelques heures pour supprimer de votre ordinateur les éléments dont vous n’avez plus besoin. Placez tout ce qui n’est pas très important dans un dossier « archives ».
Une fois que vous avez simplifié votre espace, vous pouvez passer à l’organisation. Mais notez que vous pouvez continuer à simplifier pendant que vous organisez.
Conseil n° 2 : une place pour chaque chose
Mon conseil d’organisation préféré est « une place pour chaque chose (et chaque chose à sa place) ». Dans ce cas, cela signifie désigner des emplacements pour les éléments de votre vie numérique.
Utilisez des catégories :
E-mails : créez un dossier ou une étiquette pour les éléments qui nécessitent une action (j’ai utilisé la fonction « Favoris » dans Gmail). Vous pouvez également créer des dossiers pour les e-mails qui nécessitent un suivi et pour des projets spécifiques, si vous le souhaitez.
Onglets du navigateur : il y a tellement d’onglets ! J’aime bien le navigateur Arc, car il dispose de différents espaces où vous pouvez conserver différents types d’éléments (par exemple, un espace pour l’écriture, les finances, l’apprentissage, un projet important, etc.
Et dans chaque espace, j’ai des dossiers qui organisent les différents onglets que je dois enregistrer. Mais quel que soit votre navigateur, vous pouvez ajouter vos onglets ouverts à vos favoris et les classer dans des dossiers. Si les onglets sont importants, prenez le temps de leur trouver une place.
Notes et documents : Au cours de la dernière décennie, on a assisté à un boom des différents types de logiciels d’organisation de notes (Notion, Obsidian, Roam, Tana, Capacities, etc.). Je vous recommande de ne pas vous perdre dans la recherche du système parfait.
Utilisez simplement celui auquel vous êtes habitué (Apple ou Google Notes, One Note, Google Docs, Evernote, etc.). Mais créez des dossiers/balises pour les informations et les documents que vous devez consulter.
N’essayez pas de tout organiser de manière exhaustive, contentez-vous de regrouper les éléments de manière approximative et utilisez la fonction de recherche lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose.
Dossiers informatiques : il en va de même pour tous les fichiers sur votre ordinateur : classez-les dans des catégories/dossiers approximatifs et ne vous en faites pas trop. J’ai des dossiers pour les questions fiscales, les documents importants, l’écriture et certains projets professionnels.
Mettez-y tout et ne laissez pas votre bureau s’encombrer.
Tâches : là encore, je ne pense pas qu’il existe de système parfait, et les gens passent beaucoup trop de temps à essayer de trouver le logiciel de gestion des tâches idéal et à tout organiser à la perfection.
Vous pouvez vous contenter de quelques listes dans votre application de notes : une liste principale de tout ce que vous devez faire (classée par domaine, comme les finances et les projets professionnels, si vous le souhaitez) et votre liste du jour.
Quel que soit le système que vous choisissez, restez simple et ajoutez les tâches à accomplir à partir des onglets de votre navigateur et de vos boîtes de réception, afin de ne pas avoir à tout garder en tête.
Comme vous pouvez le constater, je recommande vivement de rester simple dans votre organisation, de ne pas trop réfléchir et de ne pas chercher les applications ou la configuration parfaites.
Ne passez pas trop de temps à vous organiser, vous feriez mieux de consacrer votre temps à agir. Ou à toute autre activité agréable.
L’idée principale est de désigner un emplacement pour à peu près tout ce qui concerne votre vie numérique. Une fois que vous avez ces emplacements, prenez un peu de temps chaque semaine pour ranger et remettre les choses à leur place.
Conseil n° 3 : restez concentré
Enfin, en supposant que vous ayez suivi les deux premiers conseils, vous disposez désormais d’un peu d’espace pour vous concentrer. Si vous avez simplifié et rangé vos affaires, votre vie numérique devrait être beaucoup plus simple.
Le dernier conseil est de vous concentrer sur une seule chose à la fois. Éliminez tout le reste lorsque vous vous apprêtez à faire une chose.
Par exemple :
- Lorsque j’écris, j’utilise une application d’écriture en plein écran.
- Lorsque vous consultez vos e-mails, concentrez-vous simplement sur le traitement de vos e-mails autant que possible dans l’espace que vous vous êtes alloué.
- Si vous vous concentrez sur une tâche, ouvrez uniquement le ou les documents ou onglets de navigateur nécessaires à cette tâche. Écoutez de la musique pour vous concentrer et ne changez pas de tâche.
- S’il est temps de vous organiser, concentrez-vous autant que possible sur cette tâche, puis passez à la suivante.
- Utilisez des bloqueurs de sites pour bloquer les distractions, sauf lorsque vous faites une pause.
Il ne s’agit pas d’atteindre la perfection… mais si vous vous concentrez, votre vie numérique ne vous semblera plus aussi chaotique.
Avec toute mon affection,
…Leo Babauta…
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